Projektmenedzsment és feladatkezelés
Ne a „ki mit csinál és mikorra" kérdésen menjen el a nap. Feladat, felelős, határidő — a többi magától látszik a naptárban.
Projektek és feladatok
Minden projekt alá feladatok kerülnek, állapottal és határidővel. A feladat kioszthatóság csapat vagy konkrét munkatárs szerint, a rendszer csak a releváns embereket kínálja fel.
A projekt adatlapján egy helyen látszik a felelős, a részt vevő csapat, a kapcsolódó partner és a feltöltött dokumentumok. Így egy új kolléga is percek alatt átveszi a munkát, nem kell utólag e-mailekből összerakni az előzményt.
- Állapotok: teendő, folyamatban, kész
- Felelős és határidő kötelező mezőként
- Csapat szerinti szűrés és nézetváltás
- Alfeladatok és ellenőrzőlisták a hosszabb köröknél
- Kommentek a feladat alatt, hogy a döntés ott maradjon, ahol a munka
Naptár és áttekintés
A határidők megjelennek a közös naptárban, az áttekintő pedig kiemeli a csúszó feladatokat, így a heti megbeszélés előtt nem kell külön riportot összeállítani.
A vezetői nézet csapatonként mutatja a nyitott feladatok számát és a lejárt határidőket. A cél nem a kontroll, hanem hogy időben látszódjon, hol kell segíteni.
Tippek a bevezetéshez
Érdemes egyetlen élő projekttel indulni, és csak utána átemelni a többit. Az első héten elég három állapot és egy felelős mező — a részletezést a csapat ritmusa fogja megszabni.
- Egy projekt = egy valódi eredmény, ne gyűjtőmappa legyen
- Ismétlődő köröket workflow-ként érdemes rögzíteni
- A határidő nélküli feladat előbb-utóbb láthatatlanná válik
Gyakori kérdések
- Több csapat is dolgozhat ugyanabban a projektben?
- Igen. A feladat kiosztható csapatnak vagy konkrét munkatársnak, és egy projekten belül több csapat feladatai is futhatnak párhuzamosan.
- Látja a munkatárs a többi csapat feladatait?
- Csak akkor, ha van rá jogosultsága. A szerepkörök szabályozzák, ki mit lát, így a projektek nem keverednek össze a szervezetben.